I- Présentation

Nous avons la possibilité d'utiliser un calendrier partagé en évitant Google (Google Is Evil ) grâce à Framasoft et son outil Framagenda. Cet outil repose sur le logiciel libre Nextcloud (lui-même issu du projet Owncloud).

Les évènements qu'on y insère peuvent être publics (visibles par n''importe qui) ou bien uniquement accessibles aux membres de l'USEP 11 : il suffit de choisir le bon paramètre lors de la création de l'évènement (voir plus bas).

Cet agenda permet aussi de suivre l'évolution des tâches en cours afin de pouvoir faire un point précis sur l'avancé des projets ou d'établir des ordres du jour pour nos réunions.

Pour avoir une présentation très précise de cet outil, n'hésitez pas à aller consulter ces pages (qui explique notamment comment synchroniser nos smartphones) :

II- Partie publique

La partie publique du calendrier USEP 11 est accessible à cette adresse : https://framagenda.org/index.php/apps/calendar/public/JVPPHXGWA5OFBKK8
Il est impossible de le modifier et n'y sont affichés que les évènements "publics" (normal, me diriez-vous ...).

III- Se connecter au calendrier partagé pour le modifier

Si vous voulez vous y abonner pour pouvoir agir dessus, faire la synchronisation sur vos smartphones ou agendas électroniques, vous devez vous inscrire sur Framagenda (si vous ne l'êtes pas déjà) en saisissant votre adresse de courriel ici : https://framagenda.org/index.php/apps/registration/. Vous recevrez un courriel avec un lien vers la page d'inscription ci-dessous.

boite inscription framagenda Lors de cette inscription, je vous conseille de mettre votre vrai nom dans le champ "Nom d'utilisateur" afin que l'on vous reconnaisse plus facilement et saisissez un mot de passe digne de ce nom (au moins 8 caractères en mélangeant minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).

Une fois, votre inscription réalisée, n'oubliez pas de m'avertir (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) en me donnant votre nom d'utilisateur sur Framagenda afin que je puisse vous donner les droits d'écriture dessus.

Lien pour se connecter directement dans votre espace : https://framagenda.org/index.php/apps/calendar/

acces agendaLorsque que vous vous connecterez, vous arriverez sur le dossier "Fichiers" qui est très limité (inutilisable dans notre cas). Il faudra cliquer en haut de la fenêtre sur Agenda (ou Tâches) afin d' arriver sur votre agenda personnel (rien ne vous empêche de vous en servir à la place de Google...) mais aussi sur les agendas auxquels vous êtes abonnés : il y aura celui du CRUSEP.

Je vous invite à aller voir cet autre tutoriel pour avoir plus d'informations sur le fonctionnement de cet outil (il parle d'Owncloud mais il s'agit plus ou moins du même programme que nous utilisons car Nextcloud en est issu) : Tutoriel Agenda Partagé Owncloud/Nextcloud.

 

creation evenement

IV- Évènement public ou privé ?

Lors de la création d'un évènement, on peut choisir de l'afficher à tout le monde ou seulement aux personnes qui peuvent agir dessus.
Ce paramètre se trouve au bas de la partie permettant de renseigner l'évènement et comporte 3 options (voir la capture d'écran ci-contre) :

  • Afficher l'évènement complet en cas de partage :  l'évènement est public (option par défaut).
  • Afficher seulement la plage horaire occupée en cas de partage
  • Masquer cet évènement en cas de partage : pour un évènement qui ne doit être visible que pour les membres de l'USEP 11. Pour le voir, les membres doivent se connecter sur Framagenda ou avoir réglé leur smartphone, courrielleur afin qu'ils se synchronisent avec ce calendrier.

 

 

 

 

V- Les tâches

 Pour y accéder, utiliser le menu en haut à gauche et cliquer sur le symbole en forme de V.

Bouton d'accès au tâches

 

 

 

La liste des tâches :

La colonne de gauche contient la liste des tâches liées à un calendrier portant le même nom ainsi que des informations générales : nombre de tâches importantes, du jour, de la semaine, total.
Par défaut, toutes les tâches sont affichées. Si l’on veut uniquement celles appartenant à une liste particulière, il suffit de cliquer sur son nom : la pastille de couleur devant son nom s’accroît et les seules tâches qui y sont attachées s’affichent dans la colonne du milieu.

fenetre taches

Les tâches :

La colonne du milieu contient toutes les tâches liées à un calendrier.
Pour rajouter une nouvelle tâche, il suffit d’indiquer son intitulé dans le cadre grisé en haut de la colonne puis de valider en appuyant sur la touche " Entrée ".
Une fois créée, il est possible de déplacer cette tâche pour la rattacher à une autre (pour en faire une sous-tâche) en la faisant glisser avec la souris. : un cadre grisé indique où elle sera placée. Pour que ce soit considéré avec comme une sous-tâche, il faut que l’on voit un retrait dans l’alignement.

Caractéristiques d'une tâche :

En cliquant sur la tâche qui nous intéresse, une troisième colonne apparaît à droite et permet d’apporter des précisions ainsi que des informations :

  • dates de début et d’échéance,
  • priorité (de aucune jusqu’à 9) avec 3 couleurs d’étoiles selon l’importance (bleu, jaune ou rouge),
  • niveau de réalisation (de 0 à 100%),
  • étiquette(s),
  • commentaires décrivant ce qui a été fait précisément.

Lorsqu’une tâche est réalisée, il suffit de cocher la case précédant son intitulé. La tâche est automatiquement masquée et si on la fait apparaître (via le bouton " Charger le reste des tâches terminées " en bas de la colonne centrale) on la voit barrée.

Indicateurs d'une tâche :

Dans la colonne centrale, des icônes à droite de l’intitulé nous fournissent différents renseignements ainsi que le rajout de sous-tâches :

indicateur tache

VI- Synchronisation vers ou depuis son mobile, son courrielleur

Il est très intéressant de bénéficier de la synchronisation pour avoir sur ces différents appareils toutes les infos du calendrier. Comme cette synchronisation peut se faire dans les 2 sens (bidirectionnelle), si l'on saisit un évènement ou une tâche sur son mobile, cela se répercutera dans le calendrier sans avoir à se rendre sur sa page. Du coup, tous les abonnés bénéficieront de l'information (énorme gain de temps avec une seule saisie).
Pour cela, vous pouvez vous référer à la documentation existante chez Framasoft (inutile de réinventer la roue ici) :

Dans son courrielleur Thunderbird : https://framagenda.org/doc/Synchronisation/thunderbird.html

Sur son mobile Android : https://framagenda.org/doc/Synchronisation/android.html

Sur son mobile Apple : https://framagenda.org/doc/Synchronisation/ios.html

 


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